نظام حسابات مالي وتكاليف ببرنامج إكسل - الدرس الأول

خطوات إنشاء نظام حسابات متكامل مالي وتكاليف وإعداد دفاتر منتظمة باستخدام مايكروسوفت إكسل

مقدمة:

- وفقا لليومية الإيطالية، فإننا سنستخدم دفتر يومية عامة ودفتر أستاذ عام ثم ميزان مراجعة للحصول على القوائم المالية الختامية (قائمة الدخل، وقائمة المركز المالي).

- يستخدم النظام في تسجيل قيود اليومية العامة في دفتر يشبه كثيرا دفتر اليومية الورقي المألوف للجميع.

- ثم يقوم النظام تلقائيا بترحيل القيود إلى دفتر الأستاذ العام الذي يتخذ شكل الحساب ذو الرصيد الجاري (أي أن الرصيد يتم حسابه وظهوره بعد كل عملية مالية يتم تسجيلها وترحيلها تلقائيا).

- بعد ذلك تظهر الأرصدة وأسماء الحسابات – تلقائيا – في ميزان المراجعة، وهو على شكل ميزان مراجعة إجمالي، وميزان مراجعة تفصيلي.

- بعدها يتم إنشاء قائمة الدخل (أ.خ) وإنشاء الميزانية تلقائيا بعد إدخال وتعديل ما يلزم من تسويات جردية في نهاية الفترة المحاسبية.

- هذا بالنسبة للمحاسبة المالية، أما بالنسبة للجزء الخاص بمحاسبة التكاليف؛ فدفتر اليومية تم إعداده مع ترك خانة لمراكز التكلفة/الإيراد، وهو بالتالي يقدم لنا مايلي:-
---  إمكانية توزيع التكاليف والإيرادات المتحققة على مراكز تكلفة (المشروعات أو الأقسام أو الإدارات) المسئولة عن تحقق التكلفة أو الإيراد.
---  يتم إنشاء قائمة تلقائية أخري باسم نسب الربحية، وفيها يتم تلقائيا حساب ربحية كل مشروع من خلال خصم التكلفة من الإيراد ثم احتساب النسبة المئوية.
---  وقائمة أخري تفصيلية بنسب كل عنصر تكلفة أو مصرف تم إنفاقه أو تحميله على كل مشروع على حدة.

تبدأ الدورة المستندية في نظام الحسابات المقترح بإنشاء الملفات التالية:
1- دفتر اليومية العامة.
2- دفتر الأستاذ العام.
3- ميزان المراجعة (إجمالي / تفصيلي).
4- قائمة الدخل.
5- قائمة المركز المالي (الميزانية).

إعداد النظام المحاسبي:
في البداية نحتاج للأمور المحاسبية التالية:
1- إنشاء دليل الحسابات (أو شجرة الحسابات).
2- تحديد مراكز التكلفة (أو الأقسام أو المشروعات التي سيتم تحميلها بالتكلفة والإيراد).

إعداد ملفات إكسل:
(يتم تجهيز ملفات إكسل التالية، على أن تكون في مجلد واحد One Folder).
1- ملف باسم public-jouranl.xls لقيود اليومية العامة.
2- ملف باسم general-ledger.xls للأستاذ العام.
3- ملف باسم trial-balance.xls لميزان المراجعة.
4- ملف باسم income-statement.xls لقائمة الدخل.
5- ملف باسم balance-sheet.xls للميزانية.
6- ملف باسم cost-revenu.xls لنسب الربحية.

يمكن تحميل ملف الشرح كاملا من هنا

سيد حمدي
القاهرة في 31/12/2010
انتظرونا في الدرس القادم... http://english-accounting.blogspot.com