قيود اليومية وحسابات جارية باستخدام مايكروسوفت إكسل

قيود اليومية وحسابات جارية باستخدام مايكروسوفت إكسل
يمكنك الآن عمل قيود اليومية، بدون أن تهتم بعمل حسابات الأستاذ، ببساطة استخدم ملفين إكسل، وملف وورد كما يلي:-
1- ملف إكسل باسم "يومية.xls".
2- ملف إكسل باسم "حسابات.xls".
3- ملف وورد باسم "توثيق النظام ".
أولا: ملف الإكسل "يومية.xls":
يحتوي ثلاثة ورقات بالأسماء التالية:
1- يومية.
2- أكواد.
3- أقسام.
الورقة الأولى مصممة على شكل دفتر اليومية، وتستخدم لإدخال القيود مباشرة، حيث تحتوى على الخانات:
| تاريخ | مدين | دائن | بيان | شرح القيد | مركز التكلفة |
الخانة الأولى، كما هو واضح من اسمها: لكتابة التاريخ،
والخانتين الثانية والثالثة لكتابة المبلغ سواء مدين أو دائن،
والخانة الرابعة ليست للكتابة وإنما لاختيار اسم الحساب الذي تجرى عليه العملية من القائمة المنسدلة،
والخانة الخامسة لكتابة شرح القيد مع العلم أنه يجب كتابة شرح القيد أمام كل مبلغ يعنى يكتب على كل سطر شرح،
والخانة الأخيرة من الممكن استخدامها لتحميل مركز التكلفة أو القسم المسئول عن المصروف أو الإيراد وليست للكتابة أيضا بل يتم اختيار القسم من القائمة المنسدلة.
والورقة الثانية تعتبر بمثابة دليل الحسابات، وتستخدم لإنشاء دليل الحسابات، الذي يحتوي المدخلات التي يتم اختيارها عند الكتابة في دفتر اليومية، ويحتوى الخانات التالية:
| اسم الحساب | النوع | الكود | شرح الحساب |
الخانة الأولى، كما هو واضح من اسمها: لكتابة اسم الحساب.
الخانة الثانية، لكتابة نوع الحساب أو طبيعته (مدين أو دائن أو وسيط أو غير ذلك).
الخانة الثالثة، لكتابة الكود الخاص بدليل الحسابات عند تصميمه.
الخانة الأخيرة، لكتابة نبذة عن طبيعة الحساب واستخداماته.
الورقة الثالثة والأخيرة تعتبر بمثابة دليل مراكز التكلفة، وتستخدم لإنشاء دليل مراكز التكلفة، الذي يحتوي أسماء الأقسام المراد تحميلها بالتكاليف أو الإيرادات، ويتم اختيارها عند الكتابة في دفتر اليومية، ويحتوى الخانات التالية:
| مركز التكلفة | الكود | الشرح |
الخانة الأولى، كما هو واضح من اسمها: لكتابة اسم القسم أو مركز التكلفة.
الخانة الثانية، لكتابة الكود الخاص بدليل مراكز التكلفة عند تصميمه.
الخانة الثالثة والأخيرة، لكتابة نبذة عن طبيعة القسم أو المركز واستخداماته.
ثانيا: ملف الإكسل "حسابات.xls":
يحتوي ثلاثة ورقات بالأسماء التالية:
1- حسابات.
2- أكواد.
3- Temp .
الورقة الأولى مصممة على شكل حساب جاري، وتستخدم لاختيار الحساب من القائمة المنسدلة ليظهر لك حساب جاري بالعمليات التي تمت من خلال دفتر اليومية على هذا الحساب، لن تضطر للنزول لآخر خانة في كشف الحساب لمعرفة الرصيد الحالي، فالرصيد الحالي يظهر بأول سطر بكشف الحساب.
| تاريخ | بيان | مدين | دائن | رصيد |
أول صف بالورقة لاختيار اسم الحساب من القائمة المنسدلة، لتظهر تفاصيل الحساب الجاري في الخانات الخمسة التالي شرحها:
الخانة الأولى، كما هو واضح من اسمها: تُظهر التاريخ المدخل في دفتر اليومية
والخانة الثانية، تُظهر شرح القيد الذي تم إدخاله عند عمل قيد اليومية.
والخانتين الثالثة والرابعة يظهر بها المبلغ مدين أو دائن، حسب العملية المالية التي تم إجرائها في دفتر اليومية.
والخانة الخامسة والأخيرة خاصة بظهور الرصيد الجاري للحساب.
والورقة الثانية تعتبر بمثابة دليل الحسابات، وتستخدم لإنشاء دليل الحسابات، الذي يحتوي المدخلات التي يتم اختيارها عند الاستعلام عن حساب جاري، ويحتوى الخانات التالية:
| اسم الحساب | النوع | الكود | شرح الحساب |
الخانة الأولى، كما هو واضح من اسمها: لكتابة اسم الحساب.
الخانة الثانية، لكتابة نوع الحساب أو طبيعته (مدين أو دائن أو وسيط أو غير ذلك).
الخانة الثالثة، لكتابة الكود الخاص بدليل الحسابات عند تصميمه.
الخانة الأخيرة، لكتابة نبذة عن طبيعة الحساب واستخداماته.
ملحوظة هامة: عند إنشاء دليل الحسابات فقد قمتَ بإدخال دليل الحسابات بالفعل في ملف الإكسل المسمي يومية.xls وهو نفسه الذي ستعيد نسخه هنا بملف الإكسل الحالي حسابات.xls ويتم ذلك مرة واحد فقط (عند تصميم دليل الحسابات).
الورقة الثالثة والأخيرة هي ورقة تحتوي معادلات يتم استخدامها من قِبَل خلايا أخري بملف الإكسل لسهولة الربط، ولن تستخدمها بصفة مباشرة (يرجى أن تُتْرَك بدون تعديل).
ثالثا: ملف الوورد "توثيق النظام":
ويفضل إنشاء مثل هذا الملف لكتابة توثيق للنظام، من حيث دليل الحسابات التي قمت بإنشائه، والقيود التي تتم وأي ملاحظات على النظام قمت بتعديلها، وذلك ليصبح من السهل الرجوع إليه فيما بعد عند حدوث أية أخطاء عند المراجعة.
أخيرا، وليس آخرا، عند وجود أي استفسارات أو طلبات تخصيص customization لأي من ملفات الإكسل السابقة، لا تترددوا في مراسلتنا:
Sayed.Hamdy2010@Gmail.com
ويمكن زيارة موقعنا على http://english-accounting.blogspot.com
لمتابعة المزيد من ملفات الإكسل وقواعد البيانات والبرامج والتلميحات المتعلقة بالمحاسبة وكذلك مجموعة من المصطلحات المحاسبية باللغة الإنجليزية.

تحميل الملفات المرفقة:


شكرا، وبالتوفيق
سيد حمدي
القاهرة، في 30 يونيه 2010


التحميل